海牙公證(Apostille)與特別委任授權書(SPA) – 使文件在菲律賓發生法律效力

特別委任授權書(Special Power of Attorney，簡稱“SPA”)是菲律賓境内經常使用的一份法律文件 — 授權他人代理執行特定事務。通常用在簽訂合約、房產交易、公司注冊申請文件、個人稅號(TIN)代辦、各類涉及政府單位的法律事務辦理。簽署SPA的人稱為委託人或授權人，而被授權的人稱為代理人。由於委托人可能不在菲律賓境内簽署SPA，而菲律賓法規不承認海外簽署文件的效力，此時需要透過海牙公證流程，使在境外簽署的SPA在菲律賓發生法律效力。海牙認證(Apostille)是《海牙公約》的簽約國之間互相承認文書認證方式，實務上菲律賓公司注冊過程中經常使用海牙公證。

何時需要特別委任授權書(SPA)？

人在境外，需要一名在菲律賓境内的代理人代辦有法律意義的事務，此時需要簽署SPA授權處理菲律賓事務。假設決定出售在菲律賓擁有的房地產，但人在境外不方便入境菲律賓，這個情形下，可以簽署SPA授權給在菲代理人處理。 或者在菲律賓購買房地產，但不方便前往簽署購買文件或申請銀行貸款及個人稅號(TIN)，同樣可以使用SPA授權代理人。代理人不一定必須擁有菲律賓國籍，但必須是本地居民(Resident)。特別授權書(SPA)與一般授權書不同，SPA僅限於授權文件中提到的特定行為或交易。

菲律賓公司注冊材料/SPA必須經過海牙公證嗎？

授權人如果在菲律賓境內簽署文件(含SPA)給被授權人，則必須經過菲律賓本地的公證人（Notary Public）進行公證（Notarization）後才會生效；大部分情況下，文件應在公證人面前被親筆簽署。如果授權人不是在菲律賓境內簽署，則文件需要經過當地法律公證後，再經菲律賓駐當地使館認證（也稱為Red Ribbon「紅絲帶」）或經海牙公證（Apostille）後才會生效，生效後再將整套認證/公證文件寄至菲律賓。同理，菲律賓公司注冊過程，如果股東/董事本人不在菲律賓境內，有法律效力的文件原則上均需要經過境外海牙公證，菲律賓SEC方可承認文件的法律效力。

什麽是海牙認證(Apostille)？

海牙認證(Apostille)是《海牙公約》的簽約國之間互相承認的一種文書認證方式。原本國際間文書往來需要經過繁複的認證與外交驗證程序，傳統上經由本地公證後，再經本地外交部及外國駐本地大使館認證後，文件才能在該特定的境外國家發生法律效力。世界各國為解決此問題，便於1961年共同簽訂《取消外國公文認證要求的公約》，創建了Apostille(海牙認證)制度，用以簡化傳統文書認證的流程。在進行菲律賓公司設立、簽訂合約、房產交易、個人稅號(TIN)代辦，以及各類涉及有法律效力文件的事務辦理，常常會使用到海牙公證。

加入海牙公約的亞太國家/地區有：中國（2023年11月起生效）、香港、澳門、印度、印尼、日本、菲律賓、南韓、新加坡、巴基斯坦等。迄今已有超過120個國家/地區加入海牙公約。

海牙認證的性質是二級認證，負責海牙認證的單位(例如: 香港高等法院)不會直接查驗該文書的真偽，只要確認一級認證的資格無誤，就可以在文書上加簽海牙認證。具體做法是先由一級認證機關(即當地公證人Notary Public)查證文書是否真正並辦理一級認證，再由該國外交或司法的最高機關(即該國海牙認證部門，在香港則爲香港高等法院)加簽海牙認證，確認原本的一級認證為真，免去傳統作法需經各級政府機關反覆查驗。未加入海牙公約的國家/地區，例如台灣，必須先在本地完成一級認證，再將文件寄至臨近國家的海牙認證部門進行公證。